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      福建檔案寄存管理外包服務(wù)的內(nèi)容是什么
      來(lái)源:大數(shù)據(jù)可視化系統(tǒng) 發(fā)布時(shí)間:2019/3/5 15:34:33

      檔案寄存管理外包,這在一般行業(yè)人士還稍顯陌生的詞匯,卻在國(guó)外早已是成熟產(chǎn)業(yè),在北美、歐洲,檔案外包經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展,已經(jīng)形成百億美金的市場(chǎng),金融行業(yè)及大型企業(yè)均是檔案寄存外包的主要客戶,據(jù)外包協(xié)會(huì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示,世界500強(qiáng)企業(yè)中已經(jīng)有85%以上采取了檔案寄存管理外包服務(wù)。


      然而目前在國(guó)內(nèi),接受檔案外包的大中型企業(yè)尚不到2%的比例,正是發(fā)現(xiàn)其中的市場(chǎng)需求與國(guó)外的巨大落差,讓部分檔案行業(yè)相關(guān)的公司獵足于此。


      “在我們跟客戶溝通檔案掃描外包的過(guò)程中,發(fā)現(xiàn)他們正在為檔案的存放問(wèn)題發(fā)愁,從去年到今年,他們新開了十多個(gè)分支機(jī)構(gòu),且業(yè)績(jī)的爆發(fā)性增長(zhǎng),造成現(xiàn)有的庫(kù)房遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上檔案的增長(zhǎng)速度,再租庫(kù)房,從地方選址到人員配備,都是一系列的事情,還不如干脆外包出去”,從檔案掃描外包行業(yè)轉(zhuǎn)型到檔案儲(chǔ)存外包的檔案公司市場(chǎng)部表示,他們單業(yè)務(wù)正是從保險(xiǎn)公司的迫切需求開始的。

      檔案寄存管理
      業(yè)務(wù)檔案的增長(zhǎng)造成檔案存儲(chǔ)空間的緊缺性,其實(shí)這些業(yè)務(wù)檔案與我們每個(gè)人都息息相關(guān),去銀行辦理業(yè)務(wù)每一張簽字的單據(jù)保存15年,房屋按揭貸款協(xié)議放在銀行里長(zhǎng)期保管,去保險(xiǎn)公司簽定的壽險(xiǎn)合同保管,在房地產(chǎn)開發(fā)商那簽定的購(gòu)房協(xié)議合同保管,去醫(yī)院看病住院的病案需保管30年……這些“無(wú)比重要”的檔案短時(shí)間內(nèi)不能銷毀,且得宜于近幾年中國(guó)人口紅利的釋放,相應(yīng)檔案增長(zhǎng)速度也遠(yuǎn)存放空間的承受能力,而自建庫(kù)房必然要承擔(dān)巨大的硬件投資與管理成本,采取低成本的外包方式無(wú)疑成為優(yōu)選。


      檔案寄存指的是單位或個(gè)人與第三方檔案保管機(jī)構(gòu)簽署合約,將檔案委托第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行保管的一種檔寄存案管理方式。


      (1)檔案庫(kù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

      締照公司檔案庫(kù)采用鋼質(zhì)導(dǎo)軌式密集架,檔案庫(kù)的建設(shè)嚴(yán)格按照檔案局安全保護(hù)的管理技術(shù)要求實(shí)施,嚴(yán)格做好檔案庫(kù)房檔案安全保護(hù)的“九防”要求。


      (2)檔案管理流程
      ① 檔案交接
      檔案交接是甲乙雙方固定的工作人員對(duì)甲方檔案的單位名稱、檔案名稱、檔案數(shù)量、檔案發(fā)生的年限、檔案保存期限進(jìn)行確認(rèn)后,雙方共同在《檔案交接清單》上簽字確認(rèn),并加蓋相應(yīng)印鑒。乙方加蓋檔案入庫(kù)章,甲方加蓋公司工章或其他甲方認(rèn)可的印章,以示交接完畢。


      ② 檔案裝箱
      乙方按照甲方檔案的單位名稱、檔案名稱進(jìn)行整理裝箱,并明確檔案數(shù)量、發(fā)生的年限、保存期限。


      ③ 檔案箱封簽
      乙方免費(fèi)為甲方提供條形碼封條,甲方封裝前須將檔案箱內(nèi)容與條形碼封條配對(duì)并加蓋甲方相應(yīng)印鑒。


      ④ 檔案運(yùn)輸

      乙方為甲方提供免費(fèi)檔案運(yùn)輸服務(wù),運(yùn)輸時(shí)甲方有義務(wù)協(xié)助乙方工作人員搬運(yùn)檔案箱及核對(duì)檔案數(shù)目。


      ⑤ 檔案錄入
      甲方檔案進(jìn)入乙方檔案庫(kù)前,乙方工作人員按照檔案箱條形碼封條的檔案信息錄入乙方自主開發(fā)的檔案管理查詢系統(tǒng)。


      ⑥ 檔案上架  檔案上架是根據(jù)檔案查詢系統(tǒng)生出的具體位置,不得隨意存放。


      ⑦ 檔案提取與調(diào)閱
      甲方專人負(fù)責(zé)檔案提取和調(diào)閱,并提供工作證件、甲方介紹信及調(diào)閱人員身份證復(fù)印件,以供乙方留底備案。乙方并與甲方檔案專管部門進(jìn)行電話確認(rèn),確認(rèn)無(wú)誤后方可查閱。


      ⑧ 檔案銷毀
      乙方根據(jù)甲方檔案保存的期限,向甲方提出銷毀,銷毀需甲方提供的相關(guān)手續(xù),銷毀過(guò)程甲方全程監(jiān)督,并錄影像資料供乙方保存。


      ⑨ 檔案庫(kù)實(shí)時(shí)監(jiān)控
      視頻監(jiān)控系統(tǒng)可實(shí)時(shí)監(jiān)控并錄像(錄像資料保存三個(gè)月)。甲方計(jì)算機(jī)終端可實(shí)時(shí)監(jiān)控存放自己檔案的區(qū)域。

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